Hantering av personuppgifter

Information om VDUF personuppgiftsbehandlingar

Inledning

För oss på VDUF är det viktigt att vara öppna med hur vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss eller som vi på annat sätt har samlat in. Vi jobbar aktivt med att skydda dina personuppgifter och de personbehandlingar vi utför.

Dina personuppgifter är skyddade hos oss och hos de personuppgiftsbiträden vi använder oss utav.

Vi arbetar aktivt för att behandlingen av dina personuppgifter behandlas på ett ansvarsfullt sätt genom att säkerställa

att behandlingen sker enligt gällande dataskyddslagstiftning. Det innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få information om vilka personuppgifter som vi har sparade om dig.

I denna informationstext beskriver vi hur och varför förbundet behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet. Det är viktigt att du tar del av informationen och att du känner dig trygg i hur vi behandlar dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor: dataskyddsombud@vduf.se.

Personuppgift och behandling av personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Personuppgiftsansvarig

Västerdalarnas Utbildningsförbund, VDUF, org.nr 222000-3145 är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som utförs inom förbundets olika verksamhetsområden.

Ändamål och rättslig grund

VDUF måste alltid ha en rättslig grund för behandlingen av personuppgifter. Om det inte finns någon rättslig grund är behandlingen inte laglig och därmed inte tillåten.


Enligt artikel 6 i dataskyddsförordning är en behandling av personuppgifter laglig endast om minst ett av följande villkor är uppfyllt:

- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

- Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

- Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

- Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.

- Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.

Vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på dessa lagliga grunder:

- Allmänt intresse

o Lag (2012:453) om register över nationella vaccinationsprogram

o Skollag (2018:800)

o Lag (2001:99) om den officiella statistiken

o Förordning (2001:100) om den officiella statistiken

o SKOLFS 2011:142


- Rättslig förpliktelse

o Skollag (2018:800)

o Hälso- och sjukvårdslag (2017:30)

o Patientdatalag (2008:355)


- Avtal

Personuppgifterna kommer användas i skolans administrativa- och pedagogiska verksamhetssystem för att säkerställa rätt identitet och att vårt uppdrag utförs enligt skollagen. För att bedriva utbildning och vår verksamhet ingår bland annat:

- elevadministration

- pedagogisk bedömning

- utbildningsadministration

- närvaro och frånvaro registrering

- betygsättning

- arbete med elevhälsa och hjälpmedel

- administration av statistikuppgifter

- fakturering

- diarieföring


Samtycke

- bild eller video för publicering på Facebook eller Instagram.

Personuppgifterna kan även komma att behandlas för intern kontroll och kvalitetssäkring samt överlämnas till andra myndigheter, till exempel statistiska centralbyrån (SCB) och Universitets- och Högskolerådet (UHR) och Centrala Studiestödsnämnden (CSN) i de fall där VDUF är skyldig till detta enligt lag eller förordning.

I enstaka fall förekommer bild eller video på VDUF:s sociala mediekanaler Facebook och Instagram.

VDUF omfattas av Offentlighetsprincipen vilket betyder att du har rätt till insyn i och tillgång till information om VDUF:s verksamhet. Det omfattar bland annat rätt att ta del av allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade hos VDUF. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan begränsas genom sekretess, som innebär ett förbud att muntligen eller på annat sätt röja uppgifter. Det kan vara så att vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess och att andra är offentliga. Allmänna handlingar lämnas ut på begäran efter sekretessprövning enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Insamling och typ av personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du ansöker om utbildning. Detta kan vara genom det formulär eller blankett du fyllt i vid ansökningstillfället. En del av de personuppgifterna vi behandlar inhämtas från skatteverkets folkbokföringsregister för att säkerhetsställa att informationen är korrekt och uppdaterad.

Vi behandlar också de personuppgifter som du lämnar till oss under utbildningens gång. Personuppgifter kan också genereras löpande under tiden du är studerande som ett resultat av dina aktiviteter eller rättsliga förpliktelser som vi är skyldiga att hantera i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Personuppgifter som vi behandlar:

- Personuppgifter för identifikation och kontaktuppgifter

o personnummer/ samordningsnummer

o namn

o adress

o e-post

o telefonnummer

o elev-ID/ DOSIER-ID

o användarnamn

- Personuppgifter som genererats under gymnasieutbildning

o studieplan

o omdömen

o betyg

o resultat på nationella prov

o frånvaro

o klass

o schema

o hälsouppgifter inom elevhälsan

o behov av hjälpmedel eller extra stöd


- Personuppgifter som genererats under vuxenutbildning

o betyg

o omdömen

o närvaro

o frånvaro

o behov av hjälpmedel

o klass

o studieplan

o resultat nationella prov

o modersmål

o nationalitet

Lagringstid

Dina personuppgifter lagras i våra datasystem och i pappersform endast så länge som krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag.

Databehandling och överföring av uppgifter

I de fall det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är en aktör (en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ) som behandlar personuppgifter för VDUF:s räkning. Det kan vara systemleverantör som kan lagra information eller ett bolag som är avtalat att utföra skolskjuts. För att säkerställa att dessa aktörer behandlar dina personuppgifter på ett säkert sätt och endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen skrivs så kallade personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi är skyldiga att dela dina personuppgifter med vissa myndigheter. Ett exempel på detta är betyg och nationella prov som delas med Statistiska central byrån (SCB), Universitets- och Högskolerådet (UHR) och med Centrala Studiestödsnämnden (CSN). Dessa är i sin tur personuppgiftsansvariga för personuppgifterna de behandlar.

Biträden och mottagare av personuppgifter:

- Biträden i VDUF:s gymnasieverksamhet

o IST

o DigiExam

o Google

o ILT Inläsningstjänst AB

o Oribi AB

o CompuGroup Medical Sweden AB

o Inera AB

o Bibliotekscentrum Sverige AB, Mikromarc

o Myndigheten för tillgängliga medier, MTM

o Dalatrafik


- Biträden i VDUF:s vuxenutbildning och yrkeshögskola

o IST

o Google

o ILT Inläsningstjänst AB

o VISMA

o NOMOR

o Teknikutbildarna

o NTI

o Hermods

o Solarplexus IT-strategi AB


- Myndigheter

o Centrala studiestödsnämnden, CSN

o Statistiska central byrån, SCB

o Universitets- och Högskolerådet, UHR

o Socialtjänsten i Malung-Sälens kommun

o Socialtjänsten i Vansbro kommun

o Myndigheten för yrkeshögskolan, MYH

o Arbetsförmedlingen

Dina rättigheter

VDUF kommer alltid att vidta åtgärder för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga, skyddade och uppdaterade. Under dataskyddsförordningen har du flera rättigheter att kontrollera din information.

- Du har rätt att begära tillgång till information om behandlingen av dina personuppgifter och information kring behandlingen som sådan med stöd av dataskyddförordningen.

- Du har rätt att, om du anser att en personuppgift om dig är felaktig eller ofullständig begära att uppgiften ska rättas.

- Du har rätt att när som helst motsätta dig personuppgiftsbehandlingar som du anser inte har stöd av en laglig grund eller som inte är förenliga med det ursprungliga ändamålet.

- Du har också rätt att under denna tid få din personuppgiftsbehandling begränsad.

- Under vissa förutsättningar, som om det saknas laglig grund för fortsatt behandling av dina personuppgifter, har du rätt att begära radering av dina personuppgifter. Denna rättighet gäller inte för de uppgifter vi enligt lag måste spara.

- När behandlingen av dina personuppgifter sker för att du har gett ditt samtycke eller för att behandlingen är nödvändig för att fullgöra eller ingå ett avtal med dig, samt under förutsättning att personuppgifterna har samlats in direkt från dig, har du rätt att få en kopia av dina personuppgifter på ett vanligt förekommande maskinläsbart format.

Rätten att lämna klagomål

Du får gärna kontakta oss med frågor eller synpunkter som rör behandlingen av dina personuppgifter.

Den som anser att hanteringen av personuppgifter hanteras på ett felaktigt sätt har rätt att framföra klagomål till Datainspektionen.

Dataskyddsombud och kontakt

VDUF har ett dataskyddsombud vars roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom förbundet. Dataskyddsombudet fungerar som kontaktperson för dig som individ när du har frågor rörande dataskydd eller om du vill utöva dina rättigheter.

Namn: Helena Lissmatz

Telefonnummer: 010-121 98 00

e-post: dataskyddsombud@vduf.se